安全な国際交流ガイド

ビジネス効率とセキュリティ：国際交流でのツール利用ルールとシャドーIT回避策

国際ビジネスにおいて、海外のクライアントやチームとの連携は不可欠です。円滑なコミュニケーションや迅速な情報共有のために、様々なデジタルツールが利用されています。オンライン会議、メール、チャット、ファイル共有サービスなど、これらのツールは業務効率を大幅に向上させます。しかし、その利便性の裏側には、個人情報や機密情報が意図せず危険に晒されるリスクも潜んでいます。

特に、組織が正式に許可していない非公式なツールやサービス（いわゆる「シャドーIT」）の利用は、セキュリティ上の大きな盲点となり得ます。この記事では、国際交流におけるシャドーITのリスクと、ビジネスの安全性確保のための対策について説明します。

シャドーITとは何か

シャドーITとは、組織のIT部門が把握・管理していない、従業員が個人的な判断で業務に使用するIT関連のリソース全般を指します。これには、個人のスマートフォンやタブレット端末、無料のクラウドストレージ、コンシューマー向けのメッセージアプリ、許可されていないオンライン会議システムなどが含まれます。

国際交流の場面では、言語の壁や時差、ツールの使い勝手などから、相手や自分が使い慣れた非公式ツールを安易に利用してしまうケースが見られます。

国際交流におけるシャドーITがもたらすリスク

シャドーITの利用は、個人のデバイスやプライベートなやり取りにとどまらず、組織全体に深刻なリスクをもたらす可能性があります。国際ビジネスにおいては、その影響範囲が国境を越えるため、リスクはさらに複雑になります。

考えられる主なリスクは以下の通りです。

• 情報漏洩のリスク: 非公式ツールは、組織のセキュリティ基準を満たしていない場合があります。暗号化が不十分であったり、アクセス制御が甘かったりすることで、やり取りされる機密情報や顧客情報が外部に漏洩する危険性があります。
• セキュリティ侵害のリスク: 脆弱性対策がされていない個人利用ツールは、サイバー攻撃の標的になりやすい性質があります。マルウェア感染や不正アクセスが発生し、組織のネットワーク全体に被害が広がる可能性も否定できません。
• コンプライアンス違反のリスク: 国際ビジネスでは、GDPR（EU一般データ保護規則）やCCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）など、各国のデータプライバシー規制を遵守する必要があります。非公式な方法で個人情報を取り扱うことは、これらの規制に違反し、多額の罰金や信頼失墜につながる可能性があります。
• 管理・運用の困難さ: 組織側が利用状況を把握できないため、セキュリティパッチの適用やアカウント管理などの運用が適切に行えません。インシデント発生時の原因究明や対応も困難になります。
• データ消失のリスク: 無償または個人向けのサービスは、ビジネス用途での利用が想定されておらず、データの保存期間や信頼性が保証されない場合があります。重要なデータが失われるリスクも存在します。

なぜシャドーITは発生するのか

業務効率を重視するビジネスパーソンがシャドーITに頼ってしまう背景には、いくつかの理由があります。

• 利便性の追求: 公式ツールよりも使い慣れている、特定の機能が優れている、相手が特定のツールしか使えない、といった理由から、利便性を優先して非公式ツールを選択してしまうことがあります。
• 公式ツールの制約: 組織が導入している公式ツールが、特定の業務に適していなかったり、機能が不足していたりする場合、より適した外部ツールを探してしまうことがあります。
• ルールの周知不足: 組織のセキュリティポリシーや、利用が許可されているツールに関する情報が従業員に十分に周知されていない場合、どのようなツールを使ってはいけないのか理解せずに利用してしまうことがあります。
• 緊急性への対応: 急ぎのやり取りや情報共有が必要な場面で、手続きなしにすぐに使える非公式ツールに頼ってしまうケースです。

シャドーIT回避と安全なツール利用のための対策

シャドーITのリスクを回避し、安全に国際交流を行うためには、組織の方針と個人の意識の両方が重要です。ここでは、特に個人が実践できる対策に焦点を当てます。

1. 組織の公式ツールを理解し、活用する: まず、所属組織がどのようなデジタルツールを正式に採用しているのかを把握しましょう。オンライン会議システム、チャットツール、ファイル共有サービスなど、それぞれにセキュリティ対策が施され、利用ルールが定められています。これらの公式ツールを正しく利用することが、最も基本的な安全対策です。

   • 具体的な行動:
     • 社内ポータルやIT部門に確認し、公式ツールリストを入手する。
     • 公式ツールの基本的な使い方やセキュリティ設定（二段階認証など）を習得する。
     • 可能な限り、業務関連のやり取りや情報共有は公式ツールで行う。

2. 非公式ツールの利用リスクを認識する: 個人的に利用しているツールや、相手から提案された見慣れないツールを使う前に、そのツールがビジネス利用に適しているか、セキュリティやプライバシーの面で問題がないかを慎重に検討する必要があります。特に、機密情報や個人情報をやり取りする際には、非公式ツールの利用は極力避けるべきです。

   • 具体的な行動:
     • 「このツールで機密情報を送受信しても安全か？」と自問する習慣をつける。
     • 相手が非公式ツールの利用を求めてきた場合、リスクを説明し、代替の公式ツールの利用を提案することを検討する。
     • どうしても非公式ツールを使わざるを得ない場合は、必要最小限の情報のみを扱い、機密性の高い内容は避ける。

3. セキュリティポリシーやガイドラインを理解し、遵守する: 多くの組織では、情報セキュリティやデジタルツールの利用に関するポリシーやガイドラインを定めています。これらのルールは、組織の情報資産を守るために非常に重要です。国際交流においては、現地の規制に対応するための特別なルールが設けられている場合もあります。

   • 具体的な行動:
     • 所属組織のセキュリティポリシー、情報取り扱い規程、デジタルツール利用ガイドラインなどを一読する。
     • 不明な点があれば、IT部門や情報セキュリティ担当者に確認する。
     • 業務で扱う情報（機密情報、個人情報など）の機密度レベルを理解し、それぞれの情報に適したツールや手順で取り扱う。

4. 情報の機密度に応じた取り扱いを徹底する: 全ての情報が同じレベルの機密性を持つわけではありません。公開情報、社内情報、顧客情報、極秘情報など、その機密性に応じて適切な取り扱い方法や利用可能なツールが異なります。

   • 具体的な行動:
     • 取り扱おうとしている情報がどの程度の機密性を持つのかを判断する。
     • 機密性の高い情報は、組織が指定する最も安全な方法（例：特定のファイル共有サービス、暗号化されたメールなど）でやり取りする。
     • 特に海外とのやり取りでは、各国のデータ保護規制に配慮し、個人情報の取り扱いには細心の注意を払う。

まとめ

国際ビジネスにおけるデジタルツールを使った交流は、効率を高める一方で、シャドーITのような潜在的なリスクを伴います。これらのリスクは、情報漏洩やコンプライアンス違反につながり、組織の信頼性や事業継続に深刻な影響を与える可能性があります。

安全な国際交流を実現するためには、利便性だけでなくセキュリティとプライバシーの観点を常に考慮することが重要です。組織が提供する公式ツールを正しく理解し、その利用ルールを遵守すること。非公式ツールの潜在的なリスクを認識し、安易な利用を避けること。そして、取り扱う情報の機密度に応じて適切な手段を選択すること。これらの実践が、国際ビジネスを安全かつ円滑に進めるための基盤となります。